Viết thư giới thiệu bằng tiếng Anh

[Butchi]

VIẾT THƯ GIỚI THIỆU BẰNG TIẾNG ANH
​

Một lúc nào đó trong cuộc sống, bạn cần phải viết một một lá thư giới thiệu cho một ai đó. Họ có thể là nhân viên cũ hay sinh viên cũ của bạn, hay thậm chí là bạn bè hay gia đình. Đây là những gì bạn cần biết về mục đích của một lá thư giới thiệu và cách viết nó sao cho hiệu quả nhất.

Chú ý: Tôi sẽ dùng từ “candidate” để chỉ người tham chiếu trong thư, “you” chỉ người viết thư, và “recipient” tham chiếu người nhận thư. Mặc dù vậy, tôi sẽ nhấn mạnh ở đây, rằng thư giới thiệu không chỉ được sử dụng trong công việc hay học hành, mà còn sử dụng trong rất nhiều trường hợp của cuộc sống!

Thư giới thiệu là gì và khi nào nó được sử dụng?

Một lá thư giới thiệu thường được viết để chứng thực về những kỹ năng, tính cách hoặc thành tựu của một người hoặc đôi khi là của một công ty. Đôi khi một lá thư giới thiệu cũng có thể được gọi là một "lá thư gợi ý”. Nó là một tài liệu trang trọng, và nên được đánh máy và được viết một cách nghiêm túc và theo phong cách doanh nhân.

Thư giới thiệu được sử dụng trong rất nhiều trường hợp; không có một danh sách liệt kê các trường hợp cần phải dùng thư này. Những ví dụ điển hình nhất là:

• Khi một ứng viên ứng tuyển một công việc, họ có thể cần một thư giới thiệu để trợ giúp cho đơn xin việc của họ.
• Nếu một công ty đưa ra một công việc cho một ứng viên, công ty có thể cần một lá thư giới thiệu trước khi ký hợp đồng với ứng viên này.
• Một sinh viên nộp đơn xin học một khóa học thường cần một lá thư giới thiệu để hỗ trợ cho hồ sơ xin học của họ.
• Một sinh viên xin trợ cấp học bổng thường cần thư giới thiệu.
• Các công ty có thể sử dụng thư giới thiệu như một minh chứng cho uy tín và khả năng đảm nhận công việc của họ.
• Người thuê nhà đât có thể cần cung cấp cho chủ đất của họ thư giới thiệu, chứng minh khả năng tài chính dồi dào của họ. (Có thể là thư của ông chủ đất trước đây gửi ông chủ đất hiện tại.)

Ai nên viết thư giới thiệu?

Nếu ai đó tiếp cận bạn và nhờ bạn viết thư giới thiệu cho một cá nhân xin việc, một công ty, hãy cân nhắc xem bạn có phải là người hợp pháp để làm việc đó hay không. Một lá thư giới thiệu là một tài liệu chính thức, và điều rất quan trọng đó là bạn không được nói dối hoặc phóng đại sự thật trong đó, nếu không bạn sẽ gặp rắc rối về pháp lý. Nếu ai đó cần thư giới thiệu từ bạn:

• Ứng viên phải là một ai đó bạn biết rất rõl. Ví dụ, bạn không thể cung cấp bất kỳ bình luận gì liên quan đến khả năng học tập của một sinh viên mà sinh viên đó mới tham gia khóa học của bạn được một tuần.
• Bạn nên biết về khả năng của ứng viên mà bạn sẽ biết trong thư giới thiệu. Ví dụ, nếu bạn đã làm việc với ứng viên này thì bạn có thể viết thư giới thiệu để ứng viên ấy làm việc tương tự trong một công ty khác.
• Bạn có thể cung cấp thông tin chân thật và tích cực trong thư. Nếu bạn cảm thấy ứng viên này không có các tố chất để cho bạn nhấn mạnh, hoặc nếu ứng viên này đã có những vấn đề không hay về nhân cách trong quá khứ, bạn nên từ chối và yêu cầu họ tìm một người khác để viết thư giới thiệu.

Viết gì trong thư giới thiệu?

Cấu trúc của một lá thư giới thiệu sẽ thay đổi một chút phụ thuộc vào loại giới thiệu, nhưng nó có bố cục chung như sau:

1. Bắt đầu sử dụng định dạng của thư kinh doanh: đặt tên và địa chỉ người nhận nếu thông tin này được biết và kính thưa họ “Dear [name]”. Nếu tên người nhận không được biết (chẳng hạn như trong đơn giới thiệu xin học), thì sử dụng “Dear Sir/Madam” hoặc “To whom it may concern”.
2. Đôi khi việc giới thiệu bản thân bạn một vài dòng trong thư cũng rất hữu ích. Người nhận sẽ không cần tiểu sử của bạn: chỉ nên viết một vài dòng giải thích về chức vụ của bạn và mối quan hệ của bạn với ứng viên.
3. Đoạn tiếp theo của bạn nên khẳng định bất kỳ sự thật gì mà bạn sẽ cung cấp cùng với lá thư. Ví dụ, nếu bạn đang viết một lá thư giới thiệu công việc, một số chi tiết về vấn đề này có thể được đề cập:
   • Chức danh công việc của người này, và vai trò đối với công ty.
   • Mức lương của người này trước khi họ rời công ty bạn (hoặc tổ chức của bạn).
   • Ngày người đó đến và đi khỏi công ty.
4. Nếu bạn đang viết thư giới thiệu việc học hành, bạn cần khẳng định về trình độ học vấn của ứng viên.
5. Trong đoạn thứ ba, bạn nên cung cấp sự phán xét của bạn dựa trên kỹ năng và phẩm chất của ứng viên. Thường thì bạn có thể nói bạn rất vui nếu có thể tuyển dụng người này một lần nữa, hoặc sự đóng góp của người này đối với trường lớp bạn là rất đáng quý. Chỉ ra bất kỳ phẩm chất nổi bật nào mà ứng viên có – có lẽ định hướng và sự đam mê của họ, sự chú ý đến chi tiết, hoặc khả năng lãnh đạo của họ...
6. Nếu có thể, sử dụng đoạn thứ tư của bạn để đưa ra một vài ví dụ cụ thể về những lần ứng viên thành tốt công việc. (Bạn có thể cần phải hỏi ứng viên về những dự án mà họ đã hoàn thành xuất sắc...)
7. Kết thúc lá thư bằng một ghi chú tích cực, và nếu bạn sẵn sàng có những trao đổi thư từ tiếp theo về đơn xin của ứng viên, hãy viết rõ. Viết thêm cả chi tiết liên lạc của bạn nữa.
8. Như bất kỳ thư trao đổi trong kinh doanh nào, bạn nên kết thúc một cách phù hợp; “Yours sincerely” khi bạn đang gửi một người có đề tên ở phía trên, và “Yours faithfully” khi bạn không biết người nhận thư là ai.

Những điều cần tránh

Đảm bảo rằng bạn tránh:

• Đề cập đến điểm yếu của ứng viên.
• Nói bất kỳ điều gì có thể gây hiểu nhầm.
• Viết bằng phong cách suồng sã: những lời đùa cợt, từ lóng và ngôn ngữ thiếu nghiêm túc có thể làm ảnh hưởng đến cơ hội của ứng viên.
• Bao gồm thông tin cá nhân không liên quan đến nội dung đơn. Đề cập đến chủng tộc, quan điểm chính trị, tôn giáo, quốc tịch, tình trạng hôn nhân, tuổi tác hay sức khỏe của ứng viên là không phù hợp.
• Lỗi chính tả, lỗi viết tắt, viết cẩu thả: thư giới thiệu rất quan trọng đối với ứng viên, và bạn nên viết cẩn thận để nó trông chuyên nghiệp.

Các ví dụ về thư giới thiệu

Đây là một mẫu thư giới thiệu của ông chủ cũ gửi ông chủ mới. Bạn cần thêm những thông tin cụ thể:

Date
To whom it may concern
I confirm that I have known (name) for (number) years.
(State relationship – social, business, working together in some other capacity, club, activity, project, etc.)
At all times I have found (name/him/her) to be (state characteristics – eg, dependable, reliable, hard-working, conscientious, honest, peace-loving, courteous, etc – to be as helpful as possible think about what the reader will most prefer to see, in terms of satisfying concerns, or seeing evidence of relevant required skills or characteristics).
I’m happy to provide further information if required. (optional)
Yours faithfully, etc.

Sau đây là một mẫu đầy đủ của một lá thư giới thiệu xin việc:

To Whom it May Concern:
I highly recommend Jane Doe as a candidate for employment. Jane was employed by Company Name as an Administrative Assistant from 2002 – 2005. Jane was responsible for office support including word processing, scheduling appointments and creating brochures, newsletters, and other office literature.
Jane has excellent communication skills. In addition, she is extremely organized, reliable and computer literate. Jane can work independently and is able to follow through to ensure that the job gets done. She is flexible and willing to work on any project that is assigned to her. Jane was quick to volunteer to assist in other areas of company operations, as well.
Jane would be a tremendous asset for your company and has my highest recommendation. If you have any further questions with regard to her background or qualifications, please do not hesitate to call me.
Sincerely,
John Smith
Title
Company
Address
Phone
Email

Nếu bạn vẫn không chắc chắn nên viết những gì trong một thư giới thiệu, hãy tưởng tượng bản thân bạn là người chủ mới của ứng viên, hoặc một cán bộ đọc đơn xin học của ứng viên. Những thông tin nào họ muốn biết? Những phẩm chất nào họ muốn ứng viên của họ có? Chắc chắn rằng bạn không bao giờ nên nói dối hoặc phóng đại trong thư giới thiệu, nhưng bạn nên cố gắng tập trung vào những vấn đề mà cung cấp cho người nhận nhiều thông tin hữu ích nhất có thể về ứng viên.

Butchi - Dịch từ tài liệu nước ngoài

P/S: Dưới đây là một thư giới thiệu mà sếp cũ của một nhân viên sắp đến cty butchi gửi sếp mới giới thiệu về nhân viên đó, xin giới thiệu của mọi người. Vì các sếp đã biết nhau nên thư từ không quá formal.

Dear Hoan,

I am writing this letter in reference to the job that Ngoc is doing on the Resolute. Ngoc is approaching 1 yr. in this position and is learning at a quick pace and is handling most duties of the Electrician know.Ngoc has initiative to get work done and in a safe and correct manner. Ngoc has proven to be a much valued employee to me and the rig. Our maintenance crew is small on the rig and Ngoc has to fill the electrical position and is doing very well. I write this letter in hope that he will be able to find a good place to work when the Resolute has departed and his level increased.

 

[Hide Nguyễn]

Nếu là ngôn ngữ Việt thì theo anh, có nhất thiết để tiêu ngữ không ạ ?

 

[Butchi]

Nếu là ngôn ngữ Việt thì theo anh, có nhất thiết để tiêu ngữ không ạ ?

Thực ra không nhất thiết phải theo một khuôn mẫu nhất định. Hãy tưởng tượng mình là nhà tuyển dụng, đọc hàng trăm lá thư, lá đơn giống nhau sẽ cảm thấy nhàm chán. Nếu có ai đó làm khác đi có thể sẽ gây được sự chú ý.