Viết thư thương mại

[Hide Nguyễn]

Điều cần biết khi viết thư chào hàng (Joe Vitale)



1. Thu hút sự chú ý của khách hàng mục tiêu

Sẽ là vô nghĩa khi Bạn cố tìm cách thu hút sự chú ý của tất cả các độc giả không phân biệt già trẻ gái trai tới quảng cáo của mình. Cái Bạn cần là sự chú ý của đối tượng khách hàng của Bạn. Không phải ai đọc được quảng cáo của Bạn cũng sẽ trở thành khách hàng của Bạn, và tất nhiên là không ai mua một tờ báo chỉ để đọc tin quảng cáo của Bạn. Nhưng Bạn cũng chẳng cần đến sự chú ý của tất cả các độc giả làm gì, mà chỉ cần hướng vào nhóm đối tượng có khả năng sẽ quan tâm đến đề nghị của Bạn nhất.

Chính bởi thế mà những tiêu đề hướng đến những nhóm khách hàng cụ thể luôn tỏ ra rất hiệu quả. Nếu như đối tượng mục tiêu của Bạn là những chủ sở hữu xe hơi hiệu Volkswagen thì Bạn có thể dùng một tiêu đề như thế này: “Chủ nhân các xe Volkswagen chú ý!” Bạn sẽ chẳng cần đến những người sở hữu xe Ford, hay Chevrolet, hay bất cứ nhãn hiệu nào khác. Để đạt được sự chú ý của đối tượng mục tiêu của Bạn, hãy bổ sung các hình ảnh minh họa cho quảng cáo của Bạn và nghĩ ra một tiêu đề phù hợp.


2. Hãy thu hút sự quan tâm bằng cách đánh vào tình cảm của độc giả!

Quảng cáo của Bạn không nên chỉ là một danh sách liệt kê đơn thuần các sản phẩm và dịch vụ của Bạn. Quảng cáo phải đánh vào tình cảm của độc giả, khơi gợi sự quan tâm, óc tò mò và dấy lên mong muốn trong họ. Thường thì quyết đinh mua món hàng này hay món hàng kia đơn thuần là một quyết định có tính bốc đồng mà sau đó mới được củng cố bằng các lý lẽ. Quảng cáo của Bạn cần phải gợi sự quan tâm của độc giả thông qua việc “gãi vào đúng chỗ ngứa” của họ. Đánh vào tình cảm của độc giả là cả một nghệ thuật và nếu như biết cách sử dụng nó một cách khéo léo thì nó có thể rất có ích trong việc quảng cáo bất cứ một doanh nghiệp nhỏ nào.

Chẳng hạn, một cửa hàng trang sức có thể được quảng cáo theo kiểu rất bình thường: “Tại đây có bán nhẫn mới!” Nhưng cũng có thể nghĩ ra một cái gì đó lãng mạn hơn: “Hãy mua nhẫn để tìm lại tình yêu của Bạn!”

3. Hãy chứng minh rằng những gì Bạn nói là thực!

Mọi người đều biết rằng Bạn đã phải bỏ tiền để được quảng cáo, đã bỏ công để thiết kế và duyệt quảng cáo đó. Họ sẽ không tin quảng cáo của Bạn nếu nó không chứa đựng những bằng chứng thuyết phục. Để đạt được điều đó, cần phải đưa ra các phản hồi của khách hàng, ý kiến của các chuyên gia và những bằng chứng khác cho thấy những điều Bạn khẳng định là đúng sự thực. Chúng ta sống trong thời đại của chủ nghĩa hoài nghi, chính vì vậy mà có thể sẽ cần rất nhiều nỗ lực để vượt qua sự nghi ngờ của người mua hàng. Nếu như sản phẩm của Bạn thực sự là tốt nhất thì ai sẽ nói điều này ra, ngoài Bạn? Nhưng mặt khác, làm sao Bạn có thể chứng minh điều này?

4. Bảo đảm

Nếu như Bạn không thể cho khách hàng một bảo đảm nào đối với dịch vụ hay sản phẩm của Bạn thì tốt nhất là không nên quảng cáo chúng. Kiếm tiền giờ đây chẳng dễ dàng chút nào, vì vậy mà mọi người chi tiêu cũng phải suy nghĩ, nhất là khi quảng cáo không tạo cho họ cảm giác đáng tin cậy. Hãy xua tan mọi nghi ngờ của độc giả bằng cách đưa ra những bảo đảm chắc nịch. Bảo đảm càng đáng tin cậy bao nhiêu càng tốt.

Một trong những bảo đảm khác người nhất mà tôi từng biết trong những năm kinh nghiệm của tôi là quảng cáo về một cuốn sách hứa hẹn giúp đỡ người ta tìm được “người Bạn duy nhất”. Bảo đảm này đại loại như sau: “Chúng tôi đảm bảo là nếu Bạn làm theo những lời khuyên của chúng tôi trong cuốn sách này trong suốt 3 năm, Bạn chắc chắn sẽ tìm được một người mà Bạn mơ ước”. Nhờ có bảo đảm đó mà cuốn sách đã bán được hàng ngàn bản, và theo tôi được biết là không có ai đòi lại tiền cả.

5. Hãy kêu gọi độc giả hành động!

Cần phải cho độc giả biết họ phải làm gì trước khi họ bắt đầu hành động. Nếu như Bạn muốn họ gọi điện cho Bạn, đến chỗ Bạn, hay cắt một phiếu mua hàng… - hãy giải thích cho họ một cách cụ thể và chính xác họ phải làm thế nào và vào lúc nào. Đừng tiết kiệm lời quá. Nếu Bạn không miêu tả cho khách hàng của Bạn là họ phải làm gì thì họ sẽ chẳng làm điều đó đâu.


Cũng có thể thúc giục khách hàng hành động bằng những câu như: “Hãy gửi đến cho chúng tôi một phiếu cắt từ tạp chí… trước ngày 15 tháng 10, Bạn sẽ nhận được một phần thưởng!” hay: “Chỉ cần gọi điện cho chúng tôi theo số điện thoại miễn phí này ngay bây giờ…!”

6. Tái bút

Cuối mỗi bức thư quảng cáo người ta thường viết thêm một câu Tái bút nhắc lại một lần nữa lợi ích chính của việc mua hàng. Đó không chỉ là một thông tin được viết thêm vào bức thư quảng cáo, mà là một đề nghị thương mại được cố tình đặt ở cuối bức thư. Mọi người thường hay đọc Tái bút (P.S.) trước và sau tất cả các thông tin khác và thường nhớ chúng lâu hơn cả.

Bạn cũng có thể viết một Tái bút trong quảng cáo của mình. Sau khi đã viết xong nội dung thư quảng cáo theo tất cả những khuyến cáo trên, Bạn có thể thêm phần Tái bút, trong đó trình bày vắn tắt một lý lẽ rất nặng ký cho thấy là việc mua hàng sẽ có lợi cho khách hàng ra sao và đề nghị họ gọi điện cho Bạn. Chẳng hạn: “P.S. Hãy gọi điện cho chúng tôi ngay hôm nay – và Bạn sẽ được tặng một giờ massage miễn phí!"

Tác giả: Joe Vitale (Mr.Fire)
Người dịch: Tuệ Văn

 

[Hide Nguyễn]

Hoặc :


Một trong những cách đàm phán đơn giản và dễ thực hiện là đàm phán thông qua thư từ, công việc được tiến hành thông qua việc viết các loại thư: chào hàng, hỏi hàng, báo giá, đặt hàng, hoàn giá, chấp thuận... , các thư này được viết dưới dạng phong phú.

Sau đây là cách viết thư thương mại và một số tình huống xảy ra trong đàm phán bằng thư.

1. Thư hỏi hàng (The enquiry)

Hỏi hàng là việc người mua đề nghị người bán cho biết giá cả và mọi điều kiện cần thiết khác để mua hàng.

Cách viết thư hỏi hàng:

. Phần mở đầu:

- Trong trường hợp hai bên chưa có quan hệ với nhau trước đó, thì trong phần mở đầu cần trình bày nguyên nhân chọn đối tượng của mình.
- Trong trường hợp hai bên đã có sẳn quan hệ từ trước thì có thể bớt đi phần nghi thức và trực tiếp đề cập đến chủ đề chính.

. Nội dung chính của thư:

- Thông báo cho chủ hàng biết mình đang cần loại hàng gì, yêu cầu chủ hàng gởi cho catalog, mẫu hàng .v.v. . đồng thời cho biết giá cả, chất lượng hàng hóa, số lượng có khả năng cung cấp, thời hạn giao hàng, điều kiện thanh toán và mọi điều kiện cần thiết khác.

- Có thể cho chủ hàng biết, sau lần yêu cầu này sẽ mở ra khả năng phát triển quan hệ giữa hai bên.

. Phần kết: Mong chủ hàng đáp ứng yêu cầu của mình, mong thư phúc đáp.

2. Chào hàng, báo giá (offer):

Trong buôn bán, chào hàng - báo giá là việc người bán thể hiện rõ ý định bán hàng của mình.
Có nhiều loại chào hàng.

a) Xét theo mức độ chủ động của người xuất khẩu:

- Chào hàng thụ động: Chào hàng của người xuất khẩu nếu trước đó nhận được những yêu cầu (thư hỏi hàng) của người nhập khẩu. (Chào hàng thụ động còn có tên gọi là "trả lời thư hỏi hàng" - " reply to enquiry").

Cách viết chào hàng thụ động
:
* Phần mở đầu: Cám ơn khách hàng đã gởi thư hỏi hàng đến công ty mình.
* Phần nội dung chính của thư: Trả lời những câu hỏi của người nhập khẩu. Gửi cho họ catalog, hàng mẫu, biểu giá, thời hạn giao hàng, phương thức thanh toán, điều kiện giảm giá.
* Phần kết: Tỏ ý mong đợi sự trả lời của khách hàng và hứa hẹn.

- Chào hàng chủ động: người xuất khẩu chủ động chào hàng khi chưa nhận được "thư hỏi hàng" của người nhập khẩu. Chào hàng chủ động vừa là báo giá vừa là quảng cáo.

Cách viết chào hàng chủ động gồm:

* Phần mở đầu: trình bày nguyên nhân lựa chọn đối tượng của mình
* Phần nội dung chính:
Tự giới thiệu về công ty của mình và các mặt hàng của mình sản xuất kinh doanh. Gửi kèm Catalogue, hàng mẫu, giá biểu và các điều kiện mà mình mong muốn để bán hàng.
* Phần cuối thư: mong sớm có thư trả lời.

b) Nếu căn cứ vào sự ràng buộc trách nhiệm của người chào hàng ta có hai loại chào hành chính:

. Chào hàng cố định (firm offer) là việc chào bán một lô hàng nhất định cho một người mua nhất định, trong đó nêu rõ thời gian mà người chào hàng bị ràng buộc trách nhiệm vào lời đề nghị của mình. Thời gian này gọi là thời gian hiệu lực của chào hàng cố định. Trong thời gian hiệu lực, nếu người mua chấp nhận hoàn toàn lời chào hàng đó thì hợp đồng coi như được ký kết.
. Chào hàng tự do (free offer) là loại chào hàng không ràng buộc trách nhiệm người phát ra nó, cùng một lúc với cùng một lô hàng người ta có thể chào hàng tự do cho nhiều khách hàng. Trong chào hàng tự do cần ghi rõ "chào hàng không cam kết" "offer without Engagement".

Chào hàng tự do trở thành hợp đồng khi có sự xác nhận lại của người xuất khẩu. Người mua không thể trách cứ người bán nếu sau khi chấp nhận chào hàng, người bán không ký hợp đồng với mình.

NOTE:

- Ðối với chào hàng thụ động: khi nhận được thư hỏi hàng chủ hàng nên lập tức trả lời cho bên mua: nếu không thể trả lời đủ các yêu cầu của khách hàng thì vẫn cứ viết thư cho khách hàng, báo cho họ biết là đã nhận được thư hỏi hàng và khi có đủ thông tin sẽ viết thêm thư trả lời cho họ. nếu khách hàng yêu cầu mặt hàng ta không có, thì nên giới thiệu cho người hỏi hàng hàng hóa thay thế.
- Ðối với chào hàng tự do: Cần cân nhắc kỹ số lượng chào hàng gửi đi, vì gửi chào hàng thật nhiều sẽ gây bất lợi cho người bán.

3. Ðặt hàng (order):

Trên cơ sở mẫu hàng do bên mua đưa ra hoặc sau khi bên mua xem catalogue, hàng mẫu, giá biểu do bên bán đưa ra, bên mua sẽ lập đơn hàng gửi đến bên bán. Thông thường các công ty lớn trên thế giới đều có mẫu đơn đặt hàng in sẵn. Chỉ trong một số trường hợp đặc biệt người ta mới dùng thư đặt hàng. Thông thường một đơn đặt hàng đầy đủ gồm có các mục sau: Tên hàng, tiêu chuẩn chất lượng, số lượng, giá cả, thời hạn giao hàng, phương thức thanh toán…

Cách viết đơn đặt hàng:

* Phần mở đầu: Trên cơ sở hàng mẫu do mình đưa ra, hoặc catalogue, hàng mẫu giá biểu do bên bán đưa ra, người mua lập đơn đặt hàng.
* Phần nội dung chính: Nêu rõ những điều kiện mình đề nghị về: chất lượng, bao bì, thời gian giao hàng, điều kiện thanh toán, vận chuyển . .
* Phần kết thúc: Ðề nghị bên bán chấp nhận đơn đặt hàng của mình.

4- Hoàn giá (counter - offer).

Khi người nhận được chào hàng (hoặc đơn đặt hàng) không chấp nhận hoàn toàn chào hàng (hoặc đặt hàng) đó, mà đưa ra một đề nghị mới thì đề nghị này được gọi là hoàn giá.

Khi hoàn giá, chào giá trước đó coi như hủy bỏ. Trong buôn bán quốc tế, mỗi lần giao dịch thường phải qua nhiều lần hoàn giá mới đi đến kết thúc.

Cách trình bày một lá thư trả giá của bên mua:

+ Phần mở đầu: Cám ơn bên bán đã báo giá cho công ty mình.
+ Phần nội dung chính:
- Trình bày các điều kiện không thích hợp với công ty mình.
- Ðề xuất điều kiện của mình.
+ Phần kết: Mong nhận được thư hồi âm.

5- Chấp thuận (Acceptance)

Sau khi bên bán và bên mua qua nhiều lần báo giá và trả giá cuối cùng đi đến thỏa thuận ký kết hợp đồng mua bán. Khi thấy trong Telex hoặc Fax chỉ cần viết một chữ chấp nhận (ACCEPT) là đủ. Nhưng sau đó vẫn phải viết thư chấp thuận theo đúng nguyên tắc.

Cách viết thư chấp thuận:

. Bên mua viết cho bên bán:
- Phần mở đầu: Nêu rõ mình chấp thuận những điều kiện do bên bán đưa ra. Nếu đã gửi Fax. Telex rồi, thì xác nhận lại một lần nữa cho rõ ràng.
- Phần nội dung chính:

Thông báo, gửi "Phiếu xác nhận mua" và " Ðơn đặt hàng" cho bên bán.

Báo cho bên bán biết mình đã chuẩn bị mở L/C cho họ.

- Phần kết thúc: Mong bên bán quan tâm đến đơn đặt hàng của mình.

. Bên bán viết cho bên mua:

- Phần mở đầu: Nêu rõ mình chấp nhận các điều kiện do bên mua đưa ra. Nếu đã gửi điện thì cần xác nhận rõ thêm.
- Phần nội dung chính thư:
Nói rõ về phiếu xác nhận bán và bản hợp đồng gửi kèm theo thư cho bên mua. Yêu cầu bên mua mở thư tín dụng cho mình.
- Phần kết thúc: Cám ơn về đơn đặt hàng bảo đảm sẽ thực hiện tốt nhất hợp đồng giữa hai bên.

6. Xác nhận (confirmation):

Sau khi thống nhất với nhau các điều kiện giao dịch, hai bên mua và bán ghi lại các kết quả đã đạt được, rồi trao cho đối phương. Ðó là văn kiện xác nhận.

Văn kiện này do bên bán lập gọi là giấy xác nhận bán hàng. Văn kiện do bên mua lập gọi là giấy xác nhận mua hàng.
Xác nhận thường lập thành hai bản, bên lập xác nhận ký trước rồi gửi bên kia, bên kia ký xong giữ lại một bản và gửi trả lại một bản.

(Theo FTU)

 

[Hide Nguyễn]

Viết thư trả lời khách hàng như thế nào?

Thanh Bình

Với tư cách một khách hàng, đã bao nhiêu lần bạn nhận được thư phản hồi từ một công ty nào đó để giải đáp các thắc mắc của bạn? Còn với tư cách một chủ doanh nghiệp, đã bao nhiêu lần bạn tự tay viết một bức thư cho khách hàng để trả lời về một vấn đề gì đó? Quả là trong thời đại ngày nay, khi các mối quan hệ cá nhân dường như ngày càng bị “điện tử hóa”, thì viết thư đang trở thành một việc mà ít người chịu bỏ thời gian thực hiện. Riêng trong lĩnh vực kinh doanh, những bức thư gửi cho khách hàng còn đóng vai trò quan trọng hơn việc chỉ đơn thuần là thắt chặt mối liên hệ sẵn có. Một bức thư với lời lẽ nhã nhặn, chân thành, biểu lộ thiện chí của bạn sẽ là sợi dây vô hình giữ chân khách hàng ở lại với công ty bạn.
Vậy làm thế nào để bạn có được những bức thư kỳ diệu đó? Ở đây có mấy điều bạn nên lưu ý mỗi khi viết thư cho khách hàng của mình.


Bạn đang viết vì điều gì?


Để soạn thảo được những bức thư trả lời khách hàng có tác dụng tích cực đúng như bạn mong muốn, bạn phải tự đặt mình vào trong một trạng thái tâm lý thích hợp – bạn đang viết thư để giải quyết khiếu nại, trả lời thắc mắc, hay cảm ơn họ vì đã mua sản phẩm/dịch vụ của bạn? Việc đặt bố cục bức thư trong một ngữ cảnh cụ thể như vậy sẽ hướng bạn đến việc sử dụng ngôn ngữ và giọng điệu phù hợp. Bạn biết đấy, thông điệp và nội dung của một bức thư cảm ơn sẽ không thể giống như những gì bạn nên thể hiện trong bức thư xin lỗi khách hàng.


Diễn giải mục đích của bạn


Hãy bắt đầu bằng việc tóm tắt nguyên nhân khiến bạn viết lá thư này. Ở phần mở đầu của bức thư, bạn nên dành vài dòng để nói về việc bạn đang trả lời một câu hỏi, hay giải quyết một vấn đề cụ thể nào đó của khách hàng. Điều này sẽ cho người đọc hiểu được lý do tại sao bạn liên lạc với họ, đồng thời giúp họ dễ dàng tiếp nhận bức thư của bạn. Một đoạn tóm tắt sơ lược trước khi vào đề sẽ thu hút sự chú ý của khách hàng ngay từ những dòng đầu tiên.


Bao gồm cả W.I.I.F.M.


Xin nói ngay rằng đây không phải là tín hiệu âm thanh radio hay một mật mã nào đó. WIIFM có nghĩa là: “Có thứ gì trong đó dành cho tôi không?” (What’s in it for me?). Để thể hiện sự thân thiện nhằm lôi kéo khách hàng đứng về phía bạn, bạn phải lồng ghép vào trong bức thư một lợi ích nhất định. Họ phải nhìn thấy một điều gì đó, ngoài những lời lẽ thường gặp trong các bức thư, để cảm thấy hài lòng, thoả mãn. Vậy WIIFM dành cho khách hàng nên là gì? Đó là: Phàn nàn của họ được giải quyết thỏa đáng, họ nhận được một đề nghị giảm giá, một dịch vụ ưu tiên cho lần tiếp theo khi sử dụng sản phẩm/dịch vụ của bạn... Nếu lời phàn nàn không quá nghiêm trọng, thì một lời xin lỗi lịch thiệp cũng được xem là đủ.

Đừng dùng đại từ “Tôi”!


Bất cứ khi nào có thể, bạn hãy tránh sử dụng đại từ xưng hô “tôi” trong bức thư. Người đọc sẽ cảm thấy thật khó mà tiếp cận hay đồng cảm với bạn, nếu họ nhận được một lá thư tràn ngập những “cái tôi”. Bạn cần đọc lại bức thư và bất cứ chỗ nào có thể, bạn nên thay thế từ “tôi” bằng một từ khác. Hãy thay đổi trọng tâm sao cho bức thư của bạn hướng tới người đọc, làm cho họ cảm thấy mình được tôn trọng.

Hãy viết như những gì bạn nói


Có không ít bức thư trả lời khách hàng được soạn thảo như thể chúng ra đời từ những năm 1900 của thế kỷ trước. Chúng được chăm chút cẩn thận, kỹ càng với ngôn ngữ bài bản, cứng nhắc và sáo mòn – nhìn chung là quá cầu kỳ, hình thức. Để khách hàng dễ chấp nhận, và cũng để tiết kiệm thời gian cho họ, bạn nên sử dụng văn nói với câu ngắn, từ ngữ đơn giản, phổ thông. Nói chung, sự giao tiếp giữa bạn với khách hàng, bao gồm cả những bức thư mà bạn gửi cho họ, luôn đóng vai trò quan trọng trong nỗ lực tạo dựng một dịch vụ khách hàng xuất sắc. Vì vậy, bạn hãy đọc lại bức thư và gạch bỏ những cụm từ mà bạn đã học được từ các giờ tập làm văn ở nhà trường.


“Xin hãy làm ....”


Khi viết thư cho khách hàng, chắc hẳn bạn mong muốn là bức thư này sẽ đạt được một mục đích cụ thể nào đó. Vì thế, bạn hãy kết thúc bức thư bằng những lời lẽ kêu gọi rõ ràng. Bạn cần viết sao cho người đọc hiểu được chính xác bạn đang chờ đợi họ làm gì sau khi đọc bức thư bạn gửi. Ví dụ bạn có thể viết: “Xin hãy gọi điện cho tôi để chúng ta có dịp bàn luận sâu hơn về vấn đề này”, hay “Hãy điền vào mẫu đính kèm và gửi lại cho chúng tôi”, “Xin gửi cho chúng tôi đơn đặt hàng”… Một lời thôi thúc hành động sẽ là cách thức tuyệt vời để kết thúc bức thư của bạn và để lại trong tâm trí khách hàng những suy nghĩ về việc họ cần làm sau đó.



Nhờ ai đó kiểm tra lại bức thư giúp bạn


Nếu bạn đang viết một bức thư quan trọng hay một bức thư có nhiều thông điệp phức tạp, bạn nên đề nghị một ai đó đọc và, nếu cần thiết, hiệu đính lại bức thư trước khi gửi đi. Công việc này không chỉ đơn thuần là kiểm tra lỗi chính tả, mà còn là việc xem lại cả bố cục, nội dung và lối diễn đạt của bức thư. Liệu cấu trúc, nội dung của thông điệp mà bạn muốn truyền tải tới khách hàng có được thể hiện rõ ràng và dễ hiểu không? Bạn có thể phải giật mình trước những khiếm khuyết không ngờ tới mà một ai đó sẽ phát hiện ra được trong bức thư của bạn.


Và giờ đây, bạn đã có được một bức thư trả lời khách hàng hoàn chỉnh! Hãy nhanh chóng gửi đi để có thể “nhận lại” sự hài lòng, thông cảm và lòng trung thành của khách hàng dành cho sản phẩm/dịch vụ của bạn.




(Tổng hợp)

 

[Hide Nguyễn]

Cách viết một bức thư bán hàng hoàn hảo






Những lá thư gửi qua đường bưu điện không chỉ là một kênh liên lạc thiết yếu sau những lần bán hàng trực tiếp hay qua điện thoại mà còn là một công cụ phổ biến nhất để đảm bảo thành công cho những lần bán kế tiếp đối với các công ty vừa và nhỏ. Hơn nữa, đây còn là cách khích lệ mua sản phẩm hoặc sử dụng dịch vụ với mức chi phí thấp.

Một bức thư bán hàng tốt luôn cần thiết – cho dù là để thực hiện bước đi kế tiếp sau khi gặp mặt với khách hàng hay nhằm đẩy mạnh hoạt động marketing. Tuy nhiên, phần lớn các chủ doanh nghiệp không phải là những chuyên gia viết lách thành thạo, nên đây là một thách thức thực sự đối với họ. Sai lầm khi viết lách là vấn đề rất dễ mắc phải khiến bức thư trở nên khô khan, không khích lệ được khách hàng mua sắm, đồng thời còn tạo ra một hình ảnh thiếu chuyên nghiệp về công ty, về sản phẩm/dịch vụ của bạn.

Mọi người thường nghĩ rằng viết một bức thư bán hàng là đơn giản và không tốn thời gian, vì vậy khi bắt tay vào việc họ cảm thấy chán nản và cuối cùng là từ bỏ ý định viết thư hoặc viết một lá thư hết sức xoàng xĩnh.

Trên thực tế, thậm chí cả những cây bút chuyên nghiệp nhất cũng phải mất thời gian mới có thể soạn thảo được một bức thư hiệu quả. Nhưng điều đó không có nghĩa rằng bất cứ khi nào cần viết, bạn đều phải mất hàng giờ đồng hồ. Thay vào đó, hãy chuẩn bị sẵn một bộ các bức thư bán hàng hoàn chỉnh và trên cơ sở đó bạn chỉ cần chỉnh sửa cho phù hợp với hoàn cảnh cụ thể.

Cho dù có hay không có chuyên môn, bạn hoàn toàn có thể viết được một lá thư bán hàng tuyệt vời nhờ vào 6 yếu tố dưới đây:

1/ Cá nhân hoá bức thư của bạn

Mặc dù nội dung bức thư chỉ liên quan tới hoạt động kinh doanh, nhưng để được tự nhiên, bạn nên đưa vào trong thư yếu tố cá nhân. Ví dụ, địa chỉ thư nên ghi rõ tên tuổi người nhận và giải thích rõ công ty hay sản phẩm/dịch vụ của bạn sẽ đáp ứng các nhu cầu cụ thể của khách hàng này như thế nào.

Bởi vì phần lớn các bức thư bán hàng được gửi đi sau những phi vụ bán hàng thành công, vì vậy ngay khi khách mua hàng bạn nên thu thập đầy đủ các thông tin để tuỳ biến bức thư mẫu sau này cho phù hợp với từng người cụ thể. Hãy cẩn thận với những lời chào hỏi. Trừ khi trước đó bạn có một cuộc nói chuyện với khách hàng và biết đầy đủ họ tên, còn bằng không bạn nên sử dụng những lời chào xã giao.

2/ Tập trung vào các lợi ích

Để đạt hiệu quả, bức thư bán hàng của bạn phải tập trung vào lợi ích mà người nhận sẽ có được khi sử dụng dịch vụ hay mua sắm sản phẩm của bạn. Chẳng hạn một cuốn sách sẽ giúp khách hàng có được các thông tin bổ ích gì,… Các khách hàng luôn đặt ra câu hỏi: “Có gì trong đó cho mình?”. Một bức thư bán hàng hiệu quả sẽ thể hiện được các lợi ích cụ thể hoặc những gì khách hàng nhận được ngay trong đoạn văn đầu tiên.

Các đặc điểm của công ty và sản phẩm/dịch vụ sẽ được nói đến trong đoạn giữa của bức thư giải thích về các lợi ích đã tuyên bố ở đầu. Sau đó, sẽ là tuyệt vời nhất nếu bạn chốt lại những lợi ích quan trọng nhất cho khách hàng trong đoạn văn cuối cùng.

3/ Viết trên quan điểm, suy nghĩ của khách hàng

Trong những bức thư bán hàng, bạn không nên viết về rằng “chúng tôi cung cấp…” mà thay vào đó hãy viết “quý vị sẽ nhận được…”. Bạn có cảm thấy sự khác biệt không? Không ai muốn tìm hiểu xem bạn làm những gì, làm như thế nào hay cung cấp những gì. Họ muốn biết rằng sản phẩm/dịch vụ của bạn sẽ đem lại cho họ lợi ích gì, đáp ứng nhu cầu nào. Vì vậy, tất cả các bức thư bán hàng phải được viết trên quan điểm, suy nghĩ của khách hàng. Bạn hãy thay thế thói quen sử dụng các từ “tôi” hay “chúng tôi” bằng từ “bạn” hay “quý vị”.

4/ Hướng dẫn các bước đi tiếp theo

Các nhà tiếp thị thông minh biết rằng sẽ sai lầm khi mong đợi các khách hàng tiềm năng tự hành động. Bức thư bán hàng cần hướng dẫn rõ các bước đi tiếp theo như thế nào. Nói cách khác, hãy đưa ra cho khách hàng tiềm năng một cơ hội hấp dẫn để họ liên lạc với bạn chứ đừng mong đợi họ tự nghĩ ra cách để làm điều đó. Cần giải thích chính xác bạn có kế hoạch thực hiện tiếp theo như thế nào và đảm bảo rằng sẽ làm đúng như vậy.

5/ Đưa vào một đoạn tái bút P.S

Mặc dù có thể không thích hợp với mọi hoạt động kinh doanh song đây vẫn là một chiến thuật hiệu quả để thu hút sự chú ý của người đọc. Đoạn P.S là thực sự hữu ích, bởi vì người đọc có xu hướng đọc lời mở đầu sau đó lướt qua và dừng lại ở đoạn P.S., trước khi bắt đầu đọc lại nội dung bức thư. Vì vậy bạn hãy đưa những lợi ích chính yếu hay một lời chào mời đặc biệt nào đó vào đoạn P.S để khích lệ người đọc dành nhiều thời gian hơn cho bức thư của bạn.

6/ Bố cục rõ ràng, đơn giản và chuyên nghiệp

Đương nhiên, bạn không thể bỏ qua yếu tố bố cục và thiết kế bức thư. Trên thực tế, bạn không cần làm bất cứ điều gì đó quá đặc biệt. Bạn chỉ cần đảm bảo bức thư đơn giản và chuyên nghiệp, tránh những màu sắc, đường viền hay hình ảnh sặc sỡ – trừ khi chúng là một phần trong hình ảnh nhãn hiệu của bạn (ví dụ như bạn kinh doanh đồ chơi trẻ em,..).

Hình ảnh bố cục bức thư của bạn phải nhất quán với nội dung để tránh khách hàng hiểu nhầm là “thư rác” (junk mail). Màu sắc và các thanh tiêu đề cần trình bày cần hợp lý. Bạn nên tránh việc sử dụng quá nhiều dấu cảm thán và các chữ viết hoa, vì như vậy sẽ khiến người nhận khó đọc.

Có thể thấy rằng, một bức thư bán hàng tuyệt vời luôn thể hiện rõ các lợi ích về sản phẩm/dịch vụ của bạn với những minh chứng cụ thể. Hơn thế nữa, cần khích lệ khách hàng mua sắm bằng việc giải thích rõ ràng bước đi tiếp theo. Và cho dù mục tiêu của bạn là cuộc gặp gỡ trực tiếp, giới thiệu bán hàng hay đơn giản là những tiếp xúc ban đầu, bạn cần thực hiện đúng những gì đã cam kết trong thư. Đó chính là yếu tố các khách hàng đánh giá cao nhất.

Nguồn S.T Internet