Trong quá trình làm việc với các văn bản, nhiều khi trong văn bản soạn bằng MS Word vẫn có một vài bảng biểu với những giá trị số và cần một vài phép tính toán. Vì các bảng biểu này không nhiều mà phần lớn là các đoạn văn bản nên bạn không muốn dùng Excel. Vậy là ta lại phải tự tay nhập vào các số liệu rồi tự mình tính toán những cột tổng hoặc hàng tổng. Điều này gây khó khăn cho chúng ta, nhất là khi một số liệu nào đó trong bảng bị thay đổi ta lại phải tính toán lại từ đầu. Nhiều bạn nghĩ rằng chỉ Excel mới có cách tính tự động, nhưng không, ngay trong word vẫn có những hỗ trợ mà có thể bạn chưa biết.
Trước hết, để sử dụng được hỗ trợ này trước hết bạn vào Tools trong cửa sổ word và chọn đến Customize…
Khi đó bạn chọn Commands và chọn ở ô bên phải vào All Commands, bên ô bên trái bạn tìm đến Tools Calculate như hình dưới đây.
Bạn có thể kéo thả ứng dụng Tools Calculate lên dòng menu hoặc chọn vào Tools như một trong hai hình sau:
Vậy là bạn đã xong các bước chuẩn bị. Bây giờ đến việc sử dụng ứng dụng. Trước tiên bạn lập một bảng gồm các số liệu và nhập các số liệu cần thiết. Như trong hình dưới đây, tôi làm tạm một vài số liệu và cột bên phải cùng coi như cột Tổng, dòng cuối cùng coi như dòng Tổng mà tôi chưa cộng vào. Hãy để cho ứng dụng Tools Calculate làm việc. Để cộng tổng các số liệu trong mỗi dòng (hoặc mỗi cột) để nhập vào vị trí cần thiết ta làm như sau:
Bước 1: Bôi đen các ô số liệu cần cộng lại rồi nhấn vào Ứng dụng Tools Calculate trên dòng Menu hoặc trong Tools >> Tools Calculate như trong hình dưới đây (bạn chỉ cần nhấn vào một trong hai thôi chứ không cần thiết phải nhấn cả hai):
Bước 2: Bây giờ đến chỗ cần lưu Tổng vừa cộng. Bạn đặt dấu nháy chuột tại vị trí bạn muốn đặt số liệu Tổng rồi nhấn Ctrl +V hoặc nhấn chuột phải rồi chọn Paste. Bây giờ trong bảng số liệu của bạn đã có số liệu Tổng rồi đó.
Bạn hãy yên tâm rằng nếu trong bảng số liệu của bạn có sự thay đổi thì tổng này cũng tự động thay đổi theo. Đó mới chính là một lý do bạn nên sử dụng ứng dụng này của MS Word đúng không nào? Chúc các bạn có thể cảm thấy dùng MS Word một cách thoải mái với những văn bản có một vài bảng số liệu cần tính toán.
Trước hết, để sử dụng được hỗ trợ này trước hết bạn vào Tools trong cửa sổ word và chọn đến Customize…
Bước 1: Bôi đen các ô số liệu cần cộng lại rồi nhấn vào Ứng dụng Tools Calculate trên dòng Menu hoặc trong Tools >> Tools Calculate như trong hình dưới đây (bạn chỉ cần nhấn vào một trong hai thôi chứ không cần thiết phải nhấn cả hai):
