Nganth2100
New member
- Xu
- 35
Quy trình giao tiếp có 7 thành phần tham gia. Hiểu được cách thành phần trong quy trình giao tiếp sẽ giúp bạn giao tiếp tốt hơn. Giao tiếp tốt hơn tạo nên sự gắn kết giữa bạn và đồng nghiệp. Cùng tìm hiểu những thành phần đó là gì nhé!
1. Người gửi thông điệp giao tiếp
“Nguồn” là người gửi tin nhắn, thông điệp. Nói cách khác, bạn là nơi phát ra thông điệp, cái mà đề cập đến thông tin và ý tưởng mà bạn muốn truyền tải. Bạn là điểm bắt đầu của quy trình giao tiếp.Bạn cần phải rõ ràng về thông điệp bạn muốn truyền đạt. Hãy cho người khác thấy tại sao nó lại quan trọng. Và mục đích chính của nó là gì? Bạn cũng cần phải tự tin rằng thông tin mà bạn truyền đạt là hữu ích và chính xác. Chỉ khi bạn gửi thông điệp đi đúng cách thì người nhận mới thấy được tầm quan trọng của nó và tiếp nhận nó.
2. Mã hóa thông điệp
Giai đoạn này bao gồm việc đưa thông điệp của bạn vào một định dạng mà bạn có thể gửi và người nhận sẽ có thể dễ dàng hiểu hoặc “giải mã”. Thành công của bạn sẽ phụ thuộc vào khả năng truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và đơn giản, đồng thời loại bỏ các yếu tố gây nhầm lẫn.Một phần quan trọng của việc trở thành một người mã hóa thành công là hiểu biết người nghe. Nếu không hiểu và tôn trọng những người nhận tin sẽ có thể dẫn đến việc thông điệp của bạn “không thành công”, và bị hiểu lầm, bác bỏ hoặc thậm chí bị bỏ qua.
3 Kênh truyền tải thông điệp giao tiếp
Các kênh giao tiếp bằng lời bao gồm các cuộc họp trực tiếp, qua điện thoại,… Trong khi thông tin liên lạc bằng văn bản bao gồm thư, báo cáo, email, tin nhắn tức thì (IM) và các bài đăng trên mạng xã hội. Bạn cũng có thể muốn bao gồm video, ảnh, hình minh họa hoặc biểu đồ và đồ thị trong thông điệp của mình để nhấn mạnh những điểm chính của bạn.Có vô số kênh khác nhau mà bạn có thể sử dụng để gửi thông điệp của mình. Các kênh khác nhau có những điểm mạnh và điểm yếu khác nhau. Vì vậy, hãy chọn kênh mà bạn sử dụng một cách cẩn thận.
4. Giải mã vấn đề giao tiếp
Giải mã thành công một thông điệp cũng là một kỹ năng giống như việc mã hóa nó. Để giải mã chính xác một thông điệp, bạn cần dành thời gian để đọc kỹ, hoặc tích cực lắng nghe nó.Sự nhầm lẫn rất có thể sẽ xảy ra ở giai đoạn này của quy trình giao tiếp. Mặc dù điều đó không có nghĩa là nó sẽ luôn là lỗi của cuộc giao tiếp. Người nghe có thể thiếu đủ kiến thức nền tảng để hiểu thông điệp hoặc ngôn ngữ chuyên ngành cụ thể mà bạn đang sử dụng. Do đó, điều cần thiết là bạn phải giải quyết các vấn đề này ở giai đoạn mã hóa.
5. Người nhận
Không thể thiếu trong quy trình giao tiếp chính là người nhận. Bạn luôn muốn người nhận phản ứng theo một cách nhất định hoặc thực hiện một hành động cụ thể để phản hồi lại thông điệp của bạn. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng mỗi người là khác nhau và họ sẽ diễn giải nó theo cách chủ quan.Mỗi người nhận tham gia vào quy trình giao tiếp đều mang theo những ý tưởng và cảm xúc của riêng khác nhau. Bởi sự ảnh hưởng đến sự hiểu biết của họ về thông điệp của bạn là khác nhau. Điều đó có nghĩa là công việc của bạn, với tư cách là người gửi, phải cân nhắc những ý tưởng và cảm xúc này khi tạo ra thông điệp của bạn. Để làm điều này một cách hiệu quả, hãy trau dồi trí tuệ cảm xúc và kỹ năng đồng cảm của bạn.
6. Phản hồi
Người nghe có thể sẽ cung cấp cho bạn phản hồi ngay khi nhìn thấy hoặc nghe thấy thông điệp của bạn. Điều này có thể bao gồm các phản ứng bằng lời nói hoặc phi ngôn ngữ. Hãy chú ý đến những điều này, vì chúng sẽ tiết lộ liệu người nghe của bạn có thực sự hiểu thông điệp của bạn hay không.7. Bối cảnh giao tiếp
“Bối cảnh” là tình huống mà bạn đưa ra thông điệp của mình. Điều này có thể bao gồm môi trường chính trị và xã hội hiện tại, hoặc văn hóa rộng hơn. Ví dụ như là : văn hóa doanh nghiệp hoặc văn hóa quốc gia.Tình huống bạn đưa ra thông điệp tiếp ảnh hưởng đến việc người nghe hiểu ngôn ngữ giao tiếp của bạn. Bạn cần xem xét kỹ bối cảnh mà bạn thực hiện truyền tin. Điều này sẽ tránh được những hiểu lầm không đáng có. Thông điệp của bạn cũng sẽ được phản hồi nhanh hơn.
Nguồn: 5SKILLS
