Kĩ thuật soạn thảo tài liệu khoa học

[Hide Nguyễn]

Mở đầu


Ngày nay, các văn bản, tài liệu chính thức dưới dạng viết tay hay soạn bằng máy đánh chữ đang trên đường biến mất khỏi chu trình phổ biến, truyền đạt thông tin. Và các văn bản mới hầu như, nếu không muốn nói là tất cả, đều được soạn thảo trên máy vi tính.


Trong nghiên cứu khoa học cũng vậy. Các văn bản, tài liệu khoa học ngày nay có một sự lệ thuộc gần như là bắt buộc vào công nghệ thông tin.


Soạn thảo văn bản khoa học là một công việc đòi hỏi nhiều ở khả năng nắm bắt kĩ thuật sử dụng máy tính nói chung và trình soạn thảo văn bản nói riêng. Nhà nghiên cứu không chỉ cần làm chủ được các dụng cụ thí nghiệm và phương pháp nghiên cứu mà còn cần phải biết cách truyền đạt thông tin khoa học một cách hiệu quả. Để làm được điều đó, cần phải thích nghi với một môi trường thông tin mới, với những công cụ mới. Các công cụ này sẽ hỗ trợ được cho nhà nghiên cứu được về nhiều mặt, kể cả tìm kiếm thông tin, xử lí thông tin, truyền đạt thông tin.
Đối với công tác tài liệu, nếu như viết là cách giúp nhà nghiên cứu sắp xếp, tổ chức thông tin, ý tưởng nhằm chứng minh một vấn đề và thuyết phục người đọc tin vào điều được chứng minh đó, thì:

• soạn thảo là cách giúp nhà nghiên cứu biến các ý tưởng viết đó thành hiện thực trong một bài viết hoàn chỉnh, bằng cách sử dụng những công cụ phù hợp với sự phát triển của thời đại;
• thuyết trình là công cụ hùng biện giúp nhà nghiên cứu bảo vệ được quan điểm trong bài viết (thuyết phục một chiều) và thuyết phục được người khác thông qua lắng nghe và đối thoại (thuyết phục hai chiều).
  

Do đó, cả quá trình soạn thảo bài viết và thiết kế bài thuyết trình cần phải được đầu tư một cách thích đáng, có nguyên tắc, có bài bản và có phương pháp, nhằm tận dụng được các tính năng ưu việt của công nghệ mới phù hợp với các yêu cầu khoa học để làm thăng hoa giá trị bài viết, giá trị công trình nghiên cứu.





Theo : khoahocviet.info

 

[Hide Nguyễn]

Thể thức trình bày văn bản khoa học

Mở đầu

Hiện nay, các văn bản hướng dẫn hoặc quy định về cách trình bày văn bản khoa học ở Việt Nam, cũng như vấn đề quy tắc trình bày tham khảo khoa học, vẫn chưa có được sự thống nhất, chưa đạt được mức độ tương đối hoàn chỉnh về chi tiết và hợp lí về kĩ thuật (xét trong bối cảnh phát triển của công nghệ thông tin và khoa học). Vì vậy, trong phần này chúng tôi cố gắng tổng hợp lại tất cả các quy định còn rời rạc kia, và dựa theo tinh thần của văn bản hướng dẫn có hiệu lực pháp lí cao nhất tại Việt Nam về cách trình bày các loại văn bản hành chính dùng trong các cơ quan, tổ chức: Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT/BNV-VPCP do Văn phòng Chính phủ và Bộ Nội vụ ban hành ngày 06/05/2005.

Phạm vi áp dụng của các thể thức và kĩ thuật trình bày dưới đây chủ yếu là các luận văn khoa học. Các bài báo cáo chuyên đề, báo cáo kĩ thuật hay các văn bản khoa học khác có thể áp dụng tương tự, với sự điều chỉnh ở những nội dung, đề mục đặc thù.
Phông chữ

Phông chữ sử dụng để trình bày văn bản khoa học phải là các phông chữ tiếng Việt với kiểu chữ chân phương, bảo đảm tính trang trọng, nghiêm túc của văn bản. Bộ mã kí tự chữ Việt được sử dụng là bộ phông chữ tiếng Việt Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.

* Không dùng quá nhiều phông chữ và cỡ chữ cho tất cả các thành phần trong cùng một văn bản.
* Nên dùng phông chữ không có chân (sans serif) cho các chương mục và chữ có chân (serif) cho bản văn.


------------


Các thành phần trong văn bản

Trang bìa

Thông thường, trang bìa và trang lót (hay bìa phụ) có nội dung giống nhau. Theo trình tự từ trên xuống có các thành phần sau:

* tên tổ chức, cơ quan quản lí đề tài;
* tên tác giả;
* tên đề tài;
* tên loại, cấp độ và số hiệu đề tài (nếu có);
* tên người hướng dẫn khoa học;
* địa danh và thời gian công bố tài liệu.

Các trang nội dung

Kể từ sau trang bìa và trang lót, các trang nội dung sẽ được chia thành nhiều chương mục tuỳ theo loại tài liệu và đặc thù chuyên ngành.

Dựa theo cây mục tiêu áp dụng đối với tài liệu khoa học, các trang nội dung của một luận văn khoa học được chia thành các cấp chủ yếu sau đây:
Về đầu trang

* chương: cấp đề mục lớn nhất của luận văn, thường gồm các chương có đánh số thứ tự như mở đầu, tổng quan tài liệu, vật liệu và phương pháp, kết quả, thảo luận, kết luận và khuyến nghị; đồng thời có các thành phần tương đương với chương nhưng không đánh số thứ tự chương như mục lục, các danh mục bảng, hình, kí hiệu và chữ viết tắt, danh mục tham khảo, phụ lục.
* mục: cấp đề mục lớn nhất trong mỗi chương, thể hiện cấu trúc vấn đề trình bày trong chương;
* tiểu mục: cấp đề mục con liền dưới mục, nhằm chia nhỏ các vấn đề trong mỗi mục sao cho phù hợp với logic trình bày;
* ý lớn: nếu trong mỗi tiểu mục có nhiều ý lớn thì phân chia ra thành các đề mục con liền dưới tiểu mục;
* ý nhỏ: nếu trong mỗi ý lớn còn cần phân biệt ra nhiều ý nhỏ thì chia thành các đề mục con liền dưới ý lớn.

Trong mỗi cấp đề mục, nội dung bản văn (body text) được trình bày thành các đoạn văn bản (paragraph) để diễn đạt các vấn đề chi tiết.

Các thành phần khác được sử dụng kết hợp với các bản văn là các yếu tố chèn không có thuộc tính văn bản (text/texte) (hình ảnh, biểu đồ,...), các bảng biểu số liệu, các danh sách liệt kê (đánh số thứ tự hoặc đánh dấu kí hiệu), các biểu ghi cước chú và hậu chú...

Mỗi trang văn bản có hai thành phần cung cấp thông tin nhận diện tài liệu là đầu trang và chân trang.

 

[Hide Nguyễn]

Khổ giấy

Các luận văn khoa học, hay các tài liệu khoa học không thuộc dạng ấn phẩm từ nhà in nói chung, được trình bày trên khổ giấy A4 (210 mm x 297 mm).


Kiểu trình bày

Luận văn khoa học, hay các tài liệu khoa học không thuộc dạng ấn phẩm từ nhà in nói chung, được trình bày dọc theo chiều thẳng đứng (cạnh dài) của trang giấy khổ A4.


Trường hợp nội dung tài liệu có các bảng biểu hay hình ảnh có chiều ngang lớn hơn chiều thẳng đứng thì các trang nội dung đó có thể trình bày dọc theo chiều ngang (cạnh ngắn) của trang giấy, với đỉnh hướng về phía gáy tài liệu (tức bên trái các trang thẳng đứng).


Tài liệu chỉ trình bày nội dung trong một mặt trước của tờ giấy khổ A4, mặt sau để trống. Khi in, sử dụng giấy có nền màu trắng, sạch sẽ, không ngả màu hay ố vàng.



Nội dung chủ đạo của tài liệu sử dụng chữ viết màu đen ở chế độ bình thường (chữ thường, đứng; không in nghiêng, in đậm hay gạch chân). Một số yếu tố cần làm nổi bật có thể được định dạng khác với kiểu chữ chủ đạo: chữ in hoa, in nghiêng, in đậm, gạch chân, có màu,... Tuy nhiên cần đảm bảo tính hài hoà và chân phương phù hợp với một tài liệu khoa học.


Các trang bình thường của tài liệu khoa học được canh biên đều hai bên, với các khoảng cách lề từ mép ngoài cùng của nội dung văn bản đến mép giấy như sau:

• lề trên: 3,5 cm;
• lề dưới: 3,0 cm;
• lề trái: 3,5 cm;
• lề phải: 2,0 cm.

Những trang đặc biệt trong tài liệu được trình bày theo chiều ngang có các khoảng cách lề từ mép ngoài cùng của nội dung văn bản đến mép giấy như sau:

• lề trên: 3,5 cm;
• lề dưới: 2,0 cm;
• lề trái: 3,0 cm;
• lề phải: 3,5 cm.

Phần đầu trang và chân trang cách mép giấy 1,5 cm. Phần cước chú cách mép dưới cùng của nội dung văn bản trong cùng trang 1 cm (nếu có một hoặc hai dòng) hoặc 0,5 cm (nếu dài từ ba dòng trở lên).

 

[Hide Nguyễn]

Kĩ thuật trình bày các thành phần trong văn bản

Với các quy định chung về các phông chữ, các thành phần, trong văn bản, khổ giấy và các kiểu trình bày như trên, có thể định ra một số kĩ thuật trình bày cụ thể các thành phần trong văn bản khoa học.

Trang bìa của tài liệu cần được trình bày một cách cẩn thận vì đây là nơi gây ấn tượng đầu tiên cho người đọc. Mà ấn tượng đầu tiên luôn là ấn tượng mạnh.

Kiểu trình bày trang bìa có lề trên cách mép giấy 3 cm, các lề còn lại giống với kiểu trình bày đã đề cập ở trên. Kĩ thuật trình bày được quy định cho các thành phần theo thứ tự từ trên xuống dưới.

• Tên tổ chức, cơ quan quản lí đề tài: toàn bộ tên gọi được viết bằng chữ in hoa, đứng, cỡ chữ 14, canh giữa, cách dòng 1,5 dòng. Vị trí ở khoảng từ 1/6 đến 1/5 chiều dọc trang giấy. Tên đơn vị quản lí trực tiếp đề tài in đậm, các cấp trên in thường. Bên dưới tên đơn vị trực tiếp quản lí có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.
  • Nhiều nhất là ba cấp, trong đó cấp thấp nhất là đơn vị trực tiếp quản lí đề tài, các cấp liền trên là tên đơn vị chủ quản tương ứng với mỗi cấp.
  • Đối với luận văn bậc đại học, đơn vị này là cấp khoa; với bậc cao học trở lên, đơn vị này là cấp trường.
  • Tên đơn vị chủ quản là cấp bộ hoặc các cấp tương đương.
    • Nếu trường đại học trực thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo thì đây cũng là đơn vị chủ quản.
    • Nếu trường đại học trực thuộc một bộ khác thì ghi hai bộ ở cùng cấp cao nhất, cách nhau bằng "khoảng trắng, gạch nối, khoảng trắng".
    • Nếu trường đại học thuộc các đại học quốc gia thì đơn vị chủ quản là đại học quốc gia (đại diện cho Bộ Giáo dục và Đào tạo).
    • Nếu đơn vị chủ quản là các viện nghiên cứu thì ghi tên đầy đủ của viện.

• Tên tác giả: viết đầy đủ họ và tên tác giả bằng chữ in hoa, đứng, đậm, cỡ chữ 16, canh giữa, cách dòng 1,5 dòng. Vị trí ở khoảng từ 1/4 đến 1/3 chiều dọc trang giấy.
  • Trường hợp có nhiều tác giả, sắp xếp các tác giả theo thứ tự giảm dần của mức độ ảnh hưởng quyết định đến đề tài.
  • Nếu các tác giả có ảnh hưởng ngang nhau, sắp xếp theo thứ tự chữ cái.
  • Giữa các tác giả cách nhau bằng "dấu phẩy, khoảng trắng", không có dấu chấm hết sau tên tác giả sau cùng.
  • Nếu nhiều tác giả viết dài hơn một dòng thì ngắt dòng (không phân đoạn văn bản) sau dấu phẩy mà không được cắt ngang họ tên của một tác giả; cách dòng 1,5 dòng.

• Tên đề tài: viết tên đề tài bằng chữ in hoa, đứng (trừ những chữ cần in nghiêng theo quy định), đậm, cỡ chữ 20, canh giữa, cách dòng 1,5 dòng. Vị trí ở khoảng từ 2/5 đến 1/2 chiều dọc trang giấy.
  • Không có dấu chấm hết sau tên đề tài.
  • Nếu tên đề tài dài quá một dòng, ngắt dòng (không phân đoạn văn bản) sao cho toàn bộ phần tên đề tài cân đối, thường có dạng hình tháp.
  • Khi ngắt dòng không làm cắt ngang một từ ghép hay tên riêng.
  • Không nên đặt tên vượt quá ba dòng theo cỡ chữ trên. Nếu tên quá dài, thu nhỏ chữ xuống cỡ 18.

• Tên loại, cấp độ và số hiệu đề tài (nếu có): viết tên loại và cấp độ bằng chữ in thường (một số chữ cái đầu từ ghép viết hoa theo quy định), đứng, cỡ chữ 14, canh giữa, cách dòng 1,5 dòng. Vị trí ở khoảng 3/5 chiều dọc trang giấy.
  • Nếu tên loại và cấp độ dài hơn một dòng thì ngắt dòng (không phân đoạn văn bản) ở vị trí phù hợp, không cắt ngang một từ ghép hay tên riêng. Cách 1,5 dòng.
  • Nếu có số hiệu đề tài, ghi đúng mã quy định ở một dòng riêng, cách 1,5 dòng.

• Tên người hướng dẫn khoa học: viết tên thành phần "Người hướng dẫn khoa học:" bằng chữ in thường, đứng, cỡ chữ 14; viết danh xưng đầy đủ của người hướng dẫn khoa học ở một dòng riêng bằng chữ in hoa, đứng, đậm, cỡ chữ 14; canh biên trái ở khoảng 1/2 chiều ngang trang giấy, cách dòng 1,5 dòng. Vị trí ở khoảng 2/3 chiều dọc trang giấy.
  • Danh xưng đầy đủ của một người hướng dẫn khoa học bao gồm:
    • chức danh (nếu có): giáo sư hoặc phó giáo sư, viết tắt theo quy định;
    • học vị (nếu có): tiến sĩ, thạc sĩ,... viết tắt theo quy định;
    • họ và tên đầy đủ.
  • Nếu có hai người hướng dẫn, viết danh xưng mỗi người trong một dòng riêng, cách 1,5 dòng:
    • vai trò ngang nhau: xếp theo thứ tự chữ cái tên mỗi người;
    • vai trò chính-phụ: tên người hướng dẫn chính trước, người hướng dẫn phụ sau.

• Địa danh và thời gian công bố tài liệu: viết bằng chữ thường (các chữ cái đầu viết in hoa theo quy định tên địa danh), đứng, cỡ chữ 14, canh giữa, cách dòng 1,5 dòng. Vị trí ở dòng kề cuối trang, hoặc khoảng từ 4/5 đến 5/6 chiều dọc trang giấy. Cách giữa địa danh và thời gian là "dấu phẩy, khoảng trắng".
  • Địa danh là tên đơn vị hành chính nơi đặt trụ sở của cơ quan quản lí đề tài. Các đơn vị hành chính được đặt theo tên người hoặc bằng số phải được viết với tên gọi đầy đủ.
  • Cơ quan, tổ chức trung ương: địa danh là tên tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.
  • Cơ quan, tổ chức cấp tỉnh:
    • thành phố trực thuộc trung ương: địa danh là tên thành phố;
    • tỉnh: địa danh là tên thành phố thuộc tỉnh, thị xã hoặc huyện nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở.
  • Cơ quan, tổ chức cấp huyện: địa danh là tên quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh.
  • Cơ quan, tổ chức cấp xã: địa danh là tên phường, xã, thị trấn.
  • Thời gian công bố tài liệu: viết tháng và năm công bố theo quy tắc viết thời gian.
• Đối với tài liệu cần đóng bìa cứng và in chữ nhũ, gáy tài liệu in họ tên tác giả, tên loại tài liệu và năm báo cáo; chữ in hoa, đứng, canh giữa; hướng đứng sao cho mặt bìa trước ở trên, hướng ngang sao cho mép trên khổ giấy ở bên tay trái.

 

[Hide Nguyễn]

Quy tắc nhập liệu

Ngày nay, công nghệ thông tin là công cụ không thể thiếu để xử lí hầu hết mọi loại văn bản. Do đó, việc hệ thống hoá các quy tắc nhập liệu rất cần được thống nhất trong phạm vi cả nước. Rất tiếc là hiện nay, trong cơ sở dữ liệu 5544 bôh tiêu chuẩn Việt Nam (TCVN) của Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng đã cập nhật trong tổng số gần 8000 bộ đã ban hành, chúng tôi vẫn chưa tìm thấy bộ tiêu chuẩn nào dành cho các quy tắc nhập liệu. Tham khảo các sách, báo khác nhau thì có một số quy tắc gần như thống nhất, nhưng có rất nhiều chi tiết mà mỗi nơi dùng theo một kiểu. Trong thời gian chờ đợi sự thống nhất "trong mơ" đó, chúng tôi cố gắng thống kê lại những quy tắc được đánh giá là phổ biến nhất và hợp lí nhất với môi trường ngôn ngữ Việt Nam, có đối chiếu với các tiêu chuẩn và quy tắc quốc tế thông dụng.


Quy tắc nhập liệu cũng giống như toàn bộ các vấn đề ngữ pháp, chính tả tiếng Việt, cho đến nay vẫn còn được tranh luận và chưa có dấu hiệu ngã ngũ. Việc này nói chung là nằm ngoài phạm vi của giáo trình, và chúng tôi cũng không có đủ trình độ và quyền hạn để lạm bàn. Tuy nhiên, đánh giá ở góc độ khách quan, mỗi nhà nghiên cứu khi sử dụng tiếng Việt cần cố gắng tối đa để giữ được sự thống nhất về các quy tắc ngôn ngữ căn bản. Trong bối cảnh khoa học, kĩ thuật và công nghệ phát triển mạnh mẽ như hiện nay, và trong tình hình tiếng Việt chưa có được vị trí tương xứng trong nhà trường, lại nhiều khi bị sử dụng trên báo chí, trên truyền hình và trên Mạng một cách tuỳ tiện đến mức trở nên méo mó và dị dạng, mỗi người Việt Nam, mỗi nhà khoa học, mỗi cơ quan, tổ chức,... cần có một thái độ đúng đắn để giúp tiếng Việt giữ được linh hồn của nó và phát triển ngày càng giàu đẹp, hoặc ít nhất là không làm cho nó lộn xộn và xấu đi. Gần 50 năm trước, Louis De Broglie đã đặt ra những vấn đề của tiếng Pháp khoa học, mà tình hình hiện nay ở Việt Nam chúng ta hầu như là một bản sao:


[FONT=Courier New,Courier,monospace]Chắc chắn rằng trong thời đại của chúng ta, hơn bất cứ thời đại nào khác, ngôn ngữ phải phát triển và phải nhanh chóng được làm giàu bằng các từ mới cho phép diễn tả được sự tiến triển nhanh chóng của tri thức và khả năng hành động của chúng ta: mọi thái độ "trong sáng chủ nghĩa" cực đoan chống lại hệ quả tất yếu của sự tiến bộ văn minh này chỉ có thể đi đến chỗ vỡ nát trước sức mạnh của một dòng chảy không thể quay ngược, và sự từ chối những cố gắng uốn nắn dòng chảy đó chỉ dẫn đến một kết cục tệ hại hơn là tốt đẹp.[/FONT]


Theo ông, ngôn ngữ phải "[FONT=Courier New,Courier,monospace]biến đổi và phát triển hàng ngày[/FONT]" để "[FONT=Courier New,Courier,monospace]diễn tả những khái niệm mà nó du nhập, những hiện tượng mà nó khám phá, những công cụ mà nó phát minh[/FONT]", nhưng điều đó "[FONT=Courier New,Courier,monospace]phải diễn ra một cách hợp lí, giữ được tính tự chủ cũng như bảo lưu được nguồn gốc và linh hồn của ngôn ngữ[/FONT]." Và bài học nửa thế kỉ trước từ một nước phương Tây cho đến nay vẫn đáng được suy ngẫm cho sự phát triển của tương lai tiếng Việt nói chung và tiếng Việt khoa học nói riêng.


Ngữ pháp và chính tả

Vấn đề rèn luyện ngữ pháp tiếng Việt nằm ngoài phạm vi của giáo trình này. Xin tìm đọc các sách hướng dẫn khắc phục lỗi ngữ pháp do các chuyên gia biên soạn. Ví dụ: "Cao Xuân Hạo, Lý Tùng Hiếu, Nguyễn Kiên Trường, Võ Xuân Trang, Trần Thị Tuyết Mai. 2005. Lỗi ngữ pháp và cách khắc phục. Ấn bản thứ hai. Lý Tùng Hiếu hiệu đính. TP. Hồ Chí Minh: Khoa học Xã hội. 318 tr."


Về vấn đề lỗi chính tả cũng tương tự, có thể tìm đọc các sách chuyên về ngôn ngữ. Ở đây chúng tôi gợi ra hai vấn đề chính là cách viết "I" hay "Y" ở cuối từ và cách đặt dấu thanh tiếng Việt.

• Viết "I" hay "Y"?
  • Nhất loạt viết khuôn vần /-i/ bằng I (trừ tên riêng và từ mượn tiếng nước ngoài) trong các âm tiết H-, K-, L-, M-, T-:
    • nhất loạt viết HI, KI, LI, MI, TI, giống như viết BI, CHI, DI, v.v.;
    • không nên viết HY, KY, LY, MY, TY, cũng như không ai viết BI thành BY, CHI thành CHY, v.v.).
  • Nhất loạt viết khuôn vần /-wi/ (u ngắn) bằng UY:
    • nhất loạt viết QUY, giống như viết HUY, NGUY, TUY, v.v.;
    • không nên viết QUI, cũng như không ai viết NGUY thành NGUI, HUY thành HUI, v.v.);
    • phân biệt với "-ui" như HUI - HUY, LUI - LUY, TUI - TUY,...;
    • thống nhất với "-uy-": HUY # HUYNH, LUY # LUYÊN, QUY # QUYT,...
  • Khi "I" đứng một mình làm thành một từ (hoặc một âm tiết), thì:
    • nếu là từ Hán-Việt, nên viết "Y", chắng hạn viết Y KHOA, Ỷ THẾ, Ý KIẾN, ..., không viết I KHOA, Í KIẾN...;
    • nếu là từ thuần Việt, nên viết "I", chẳng hạn viết Ỉ EO, Í ỚI..., không viêt Ỷ EO, Ý ỚI...

• Dấu thanh đặt ở đâu?
  • Dấu chỉ ghi trên/dưới nguyên âm, không ghi trên hoặc dưới phụ âm:
    • viết đúng: kĩ, vị, định,...;
    • viết sai: kĩ, vị, định,...
  • Dấu chỉ ghi/hoặc dưới âm chính, không ghi trên hoặc dưới âm đệm:
    • viết đúng: hoà, thuý, quỵ, khoẻ,...;
    • viết sai: hòa, thúy, qụy, khỏe,...
  • Dấu không ghi trên âm cuối:
    • viết đúng: níu, báo, cúi, dạy,...;
    • viết sai: niú, baó, cuí, daỵ,...
  • Nguyên âm đôi: dấu viết trên/dưới nguyên âm thứ nhất nếu nguyên âm đôi ở cuối từ, trên/dưới nguyên âm thứ hai nếu ở giữa từ:
    • viết đúng: kìa, tủa, lửa,...; chiều, tuột, thước,...;
    • viết sai: kià, tuả, lưả,...; chìêu, tụôt, thứơc,....
  • Về vấn đề này, chỉ cần chọn thiết lập phù hợp trên bộ gõ tiếng Việt Unikey là có thể khắc phục được hầu hết các lỗi.

Theo : khoahocviet.info