Trang chủ
Bài viết mới
Diễn đàn
Bài mới trên hồ sơ
Hoạt động mới nhất
VIDEO
Mùa Tết
Văn Học Trẻ
Văn Học News
Media
New media
New comments
Search media
Đại Học
Đại cương
Chuyên ngành
Triết học
Kinh tế
KHXH & NV
Công nghệ thông tin
Khoa học kĩ thuật
Luận văn, tiểu luận
Phổ Thông
Lớp 12
Ngữ văn 12
Lớp 11
Ngữ văn 11
Lớp 10
Ngữ văn 10
LỚP 9
Ngữ văn 9
Lớp 8
Ngữ văn 8
Lớp 7
Ngữ văn 7
Lớp 6
Ngữ văn 6
Tiểu học
Thành viên
Thành viên trực tuyến
Bài mới trên hồ sơ
Tìm trong hồ sơ cá nhân
Credits
Transactions
Xu: 0
Đăng nhập
Đăng ký
Có gì mới?
Tìm kiếm
Tìm kiếm
Chỉ tìm trong tiêu đề
Bởi:
Hoạt động mới nhất
Đăng ký
Menu
Đăng nhập
Đăng ký
Install the app
Cài đặt
Chào mừng Bạn tham gia Diễn Đàn VNKienThuc.com -
Định hướng Forum
Kiến Thức
- HÃY TẠO CHỦ ĐỀ KIẾN THỨC HỮU ÍCH VÀ CÙNG NHAU THẢO LUẬN Kết nối:
VNK X
-
VNK groups
| Nhà Tài Trợ:
BhnongFood X
-
Bhnong groups
-
Đặt mua Bánh Bhnong
CÔNG NGHỆ
Công Nghệ Thông Tin
Thủ Thuật Tin học
Kỹ thuật trộn thư cao cấp trên MS Word 2003
JavaScript is disabled. For a better experience, please enable JavaScript in your browser before proceeding.
You are using an out of date browser. It may not display this or other websites correctly.
You should upgrade or use an
alternative browser
.
Trả lời chủ đề
Nội dung
<blockquote data-quote="ButBi" data-source="post: 29518" data-attributes="member: 48"><p><span style="color: #0000cd"><strong><em>Thông thường khi sử dụng chức năng Mail Merge (trộn thư) trong MS Word để tạo ra các mẫu thư mời hay phiếu báo điểm... mặc định của chương trình là ứng với mỗi một Record dữ liệu nhất định sẽ tạo ra một trang tập tin Main chính trên một trang giấy (A4) tương ứng. Khi đó nếu nội dung của tập tin main chính quá ít bạn sẽ thấy trên trang giấy sẽ còn rất nhiều chỗ trống và nếu bỏ đi thì thật là đáng tiếc, thủ thuật sau sẽ giúp bạn tuỳ biến số lượng mẫu tin in ra sau khi trộn trên tập tin Main chính nhằm để tiết kiệm giấy.</em></strong></span></p><p> </p><p> 1. Chuẩn bị trước nội dung tập tin Main chính trên WORD2003 và tập tin danh sách cơ sở dữ liệu để trộn trên EXCEL2003 (danh sách này có thể dùng Table trên WORD cũng được).</p><p></p><p> 2. Mở mới một Document WORD trắng, kích hoạt thanh công cụ <strong>Mail Merge</strong>.</p><p></p><p> 3. Nhấp chọn nút công cụ <strong>Main document setup</strong>, xem hình 1.</p><p> </p><p style="text-align: center"><strong> <p style="text-align: center"><img src="https://images.xhtt.vn/Images/Uploaded/Share/2009/10/20091009100918620/hinh1.jpg" alt="" class="fr-fic fr-dii fr-draggable " data-size="" style="" /></p></p> <p style="text-align: center"></strong></p> <p style="text-align: center"><strong>Hình 1</strong></p><p>4. Chọn chức năng tạo nhãn <strong>Labels</strong> trên hộp thoại <strong>Main Document Type</strong>, xem hình 2.</p><p> </p><p style="text-align: center"><strong> <p style="text-align: center"><img src="https://images.xhtt.vn/Images/Uploaded/Share/2009/10/20091009100918620/hinh2.jpg" alt="" class="fr-fic fr-dii fr-draggable " data-size="" style="" /></p></p> <p style="text-align: center"></strong></p> <p style="text-align: center"><strong>Hình 2</strong></p><p>5. Trên hộp thoại <strong>Label Options</strong> nhấp chọn tên một kiểu nhãn phù hợp trong khung <strong>Product number</strong>, xem hình 3.</p><p> </p><p style="text-align: center"><strong> <p style="text-align: center"><img src="https://images.xhtt.vn/Images/Uploaded/Share/2009/10/20091009100918620/hinh3.jpg" alt="" class="fr-fic fr-dii fr-draggable " data-size="" style="" /></p></p> <p style="text-align: center"></strong></p> <p style="text-align: center"><strong>Hình 3</strong></p><p>6. Nhấp nút <strong>New Label</strong> để thiết kế lại kích thước nhãn tùy biến theo khuôn mẫu vừa mới chọn: lần lượt điều chỉnh lại các thông số kích thước lề trên, dưới, độ rộng, chiều cao cho phù hợp với khổ giấy A4 (chọn ở mục Paper Size) tương ứng, lưu ý đến hai thông số quan trọng: <strong>Number across</strong> (số nhãn thể hiện theo cột), <strong>Number down</strong> (số nhãn thể hiện theo hàng), đặt tên cho mẫu label mới vào dòng <strong>Label name</strong> xong nhấp OK để đồng ý khởi tạo mẫu, xem hình 4.</p><p> </p><p style="text-align: center"><strong> <p style="text-align: center"><img src="https://images.xhtt.vn/Images/Uploaded/Share/2009/10/20091009100918620/hinh4.jpg" alt="" class="fr-fic fr-dii fr-draggable " data-size="" style="" /></p></p> <p style="text-align: center"></strong></p> <p style="text-align: center"><strong>Hình 4</strong></p><p><strong> * Hướng dẫn thêm: </strong>Ví dụ ở đây tôi muốn trên cùng một trang giấy A4 (khổ đứng) sẽ in ra được 2 phiếu báo điểm nằm theo kiểu hàng (trên và dưới) thì sẽ thiết lập <strong>number across </strong>(1) và <strong>number down</strong> (2), tương tự như vậy bạn có thể tùy biến thoải mái các thông số này nếu muốn in ra nhiều phiếu hơn trên cùng một mặt giấy.</p><p></p><p> 7. Trở về hộp thoại <strong>Label Options</strong> bạn nhấp chọn mẫu tên Label vừa tạo, nhấp OK để bắt đầu quá trình trộn thư, xem lại hình 3.</p><p></p><p> 8.Lúc này trên trang WORD trắng sẽ có một khung bảng (kiểu một cột, hai dòng) đúng như thiết kế ở bước 6, bạn lần lượt sao chép phần nội dung tập tin Main chính đã chuẩn bị (ở bước 1) vào hai khung trống này, xem hình 5.</p><p> </p><p style="text-align: center"><strong> <p style="text-align: center"><img src="https://images.xhtt.vn/Images/Uploaded/Share/2009/10/20091009100918620/hinh5.jpg" alt="" class="fr-fic fr-dii fr-draggable " data-size="" style="" /></p></p> <p style="text-align: center"></strong></p> <p style="text-align: center"><strong>Hình 5</strong></p><p>9. Nhấp nút công cụ <strong>Open data Source</strong> (nút thứ hai từ trái qua) trên thanh <strong>Mail Merge</strong> để đưa vào tập tin danh sách EXCEL cơ sở dữ liệu đã chuẩn bị ở bước 1, xem hình 6.</p><p> </p><p style="text-align: center"><strong> <p style="text-align: center"><img src="https://images.xhtt.vn/Images/Uploaded/Share/2009/10/20091009100918620/hinh6.jpg" alt="" class="fr-fic fr-dii fr-draggable " data-size="" style="" /></p></p> <p style="text-align: center"></strong></p> <p style="text-align: center"><strong>Hình 6</strong></p><p>10. Khi đưa vào tập tin EXCEL sẽ xuất hiện hộp thoại <strong>Select Table</strong> yêu cầu bạn xác định lại lần nữa thật chính xác Sheet chứa cơ sở dữ liệu chính thức, xem hình 7.</p><p> </p><p style="text-align: center"><strong> <p style="text-align: center"><img src="https://images.xhtt.vn/Images/Uploaded/Share/2009/10/20091009100918620/hinh7.jpg" alt="" class="fr-fic fr-dii fr-draggable " data-size="" style="" /></p></p> <p style="text-align: center"></strong></p> <p style="text-align: center"><strong>Hình 7</strong></p><p>11.Trở lại giao diện trộn thư của WORD bạn nhấp chọn vào các vị trí cần điền nội dung trên tập tin <strong>“giấy báo điểm thi”,</strong> nhấp nút <strong>Insert Merge Fields</strong> (nút thứ sáu từ trái qua) trên thanh <strong>Mail Merge</strong> lần lượt chèn vào các cột tương ứng cho đúng vị trí, xem hình 8.</p><p> </p><p style="text-align: center"><strong> <p style="text-align: center"><img src="https://images.xhtt.vn/Images/Uploaded/Share/2009/10/20091009100918620/hinh8.jpg" alt="" class="fr-fic fr-dii fr-draggable " data-size="" style="" /></p></p> <p style="text-align: center"></strong></p> <p style="text-align: center"><strong>Hình 8</strong></p><p><strong> * Hướng dẫn thêm: </strong></p><p> o Lần lượt chèn vào các Fields theo đúng thứ tự trên nội dung tập tin Main, tiến hành hai lượt cho mẫu <strong>giấy báo điểm</strong> bên trên và phía dưới (không được dùng thao tác Copy xuống dưới vì sẽ gây lỗi trong kết quả trộn), tương tự như vậy bạn sẽ phải tiến hành lần chèn công thức 3- lần 4 nếu như trên khổ giấy A4 thể hiện thêm 3 hay 4 mẫu phiếu báo điểm cùng loại.</p><p> o Khi chèn vào các công thức trường Fields bạn nên chọn chế độ thể hiện in đậm (Bold) để tạo ra hiệu ứng nổi bật đồng loạt trên các mẫu phiếu báo điểm sau khi trộn.</p><p></p><p> o <strong>Lưu ý:</strong> sau mẫu phiếu báo điểm thứ hai (bên dưới) lúc này sẽ có một công thức <strong><<Next Record>>,</strong> bạn di chuyển công thức này lên sau ngay bên dưới của mẫu phiếu báo điểm thứ nhất (nếu bạn trộn ba mẫu phiếu báo điểm trên cùng mặt giấy thì lúc này chỉ có công thức <strong><<Next Record>></strong> dưới phiếu báo 1, phiếu báo 2, mà không có sau mẫu 3), xem hình 9.</p><p> </p><p style="text-align: center"><strong> <p style="text-align: center"><img src="https://images.xhtt.vn/Images/Uploaded/Share/2009/10/20091009100918620/hinh9.jpg" alt="" class="fr-fic fr-dii fr-draggable " data-size="" style="" /></p></p> <p style="text-align: center"></strong></p> <p style="text-align: center"><strong>Hình 9</strong></p><p>12.Nhấp nút công cụ <strong>Merge to new document</strong> (nút thứ tư tính từ phải qua) trên thanh công cụ <strong>Mail Merge</strong> để xuất kết quả trộn thư sang một tập tin DOC mới. Trong hộp thoại qui ước trộn chọn <strong>All</strong> để trộn tất cả cơ sở dữ liệu hay <strong>From…to</strong> để trộn trong khoảng cách các record cố định tùy ý, nhấp OK để đồng ý, xem hình 10.</p><p> </p><p style="text-align: center"><strong> <p style="text-align: center"><img src="https://images.xhtt.vn/Images/Uploaded/Share/2009/10/20091009100918620/hinh10.jpg" alt="" class="fr-fic fr-dii fr-draggable " data-size="" style="" /></p></p> <p style="text-align: center"></strong></p> <p style="text-align: center"><strong>Hình 10</strong></p><p>13. Kết quả của tập tin trộn thư sẽ theo đúng thiết kế (2 phiếu trên cùng một trang) và thứ tự từ một cho đến hết của các mẫu tin trong danh sách cơ sở dữ liệu Excel, xem hình 11.</p><p> </p><p style="text-align: center"><strong> <p style="text-align: center"><img src="https://images.xhtt.vn/Images/Uploaded/Share/2009/10/20091009100918620/hinh11.jpg" alt="" class="fr-fic fr-dii fr-draggable " data-size="" style="" /></p></p> <p style="text-align: center"></strong></p> <p style="text-align: center"><strong>Hình 11</strong></p> <p style="text-align: right"><strong>Trần Đại Minh Trí</strong></p></blockquote><p></p>
[QUOTE="ButBi, post: 29518, member: 48"] [COLOR=#0000cd][B][I]Thông thường khi sử dụng chức năng Mail Merge (trộn thư) trong MS Word để tạo ra các mẫu thư mời hay phiếu báo điểm... mặc định của chương trình là ứng với mỗi một Record dữ liệu nhất định sẽ tạo ra một trang tập tin Main chính trên một trang giấy (A4) tương ứng. Khi đó nếu nội dung của tập tin main chính quá ít bạn sẽ thấy trên trang giấy sẽ còn rất nhiều chỗ trống và nếu bỏ đi thì thật là đáng tiếc, thủ thuật sau sẽ giúp bạn tuỳ biến số lượng mẫu tin in ra sau khi trộn trên tập tin Main chính nhằm để tiết kiệm giấy.[/I][/B][/COLOR] 1. Chuẩn bị trước nội dung tập tin Main chính trên WORD2003 và tập tin danh sách cơ sở dữ liệu để trộn trên EXCEL2003 (danh sách này có thể dùng Table trên WORD cũng được). 2. Mở mới một Document WORD trắng, kích hoạt thanh công cụ [B]Mail Merge[/B]. 3. Nhấp chọn nút công cụ [B]Main document setup[/B], xem hình 1. [CENTER][B] [CENTER][IMG]https://images.xhtt.vn/Images/Uploaded/Share/2009/10/20091009100918620/hinh1.jpg[/IMG][/CENTER] [/B][/CENTER] [CENTER][B]Hình 1[/B][/CENTER] 4. Chọn chức năng tạo nhãn [B]Labels[/B] trên hộp thoại [B]Main Document Type[/B], xem hình 2. [CENTER][B] [CENTER][IMG]https://images.xhtt.vn/Images/Uploaded/Share/2009/10/20091009100918620/hinh2.jpg[/IMG][/CENTER] [/B][/CENTER] [CENTER][B]Hình 2[/B][/CENTER] 5. Trên hộp thoại [B]Label Options[/B] nhấp chọn tên một kiểu nhãn phù hợp trong khung [B]Product number[/B], xem hình 3. [CENTER][B] [CENTER][IMG]https://images.xhtt.vn/Images/Uploaded/Share/2009/10/20091009100918620/hinh3.jpg[/IMG][/CENTER] [/B][/CENTER] [CENTER][B]Hình 3[/B][/CENTER] 6. Nhấp nút [B]New Label[/B] để thiết kế lại kích thước nhãn tùy biến theo khuôn mẫu vừa mới chọn: lần lượt điều chỉnh lại các thông số kích thước lề trên, dưới, độ rộng, chiều cao cho phù hợp với khổ giấy A4 (chọn ở mục Paper Size) tương ứng, lưu ý đến hai thông số quan trọng: [B]Number across[/B] (số nhãn thể hiện theo cột), [B]Number down[/B] (số nhãn thể hiện theo hàng), đặt tên cho mẫu label mới vào dòng [B]Label name[/B] xong nhấp OK để đồng ý khởi tạo mẫu, xem hình 4. [CENTER][B] [CENTER][IMG]https://images.xhtt.vn/Images/Uploaded/Share/2009/10/20091009100918620/hinh4.jpg[/IMG][/CENTER] [/B][/CENTER] [CENTER][B]Hình 4[/B][/CENTER] [B] * Hướng dẫn thêm: [/B]Ví dụ ở đây tôi muốn trên cùng một trang giấy A4 (khổ đứng) sẽ in ra được 2 phiếu báo điểm nằm theo kiểu hàng (trên và dưới) thì sẽ thiết lập [B]number across [/B](1) và [B]number down[/B] (2), tương tự như vậy bạn có thể tùy biến thoải mái các thông số này nếu muốn in ra nhiều phiếu hơn trên cùng một mặt giấy. 7. Trở về hộp thoại [B]Label Options[/B] bạn nhấp chọn mẫu tên Label vừa tạo, nhấp OK để bắt đầu quá trình trộn thư, xem lại hình 3. 8.Lúc này trên trang WORD trắng sẽ có một khung bảng (kiểu một cột, hai dòng) đúng như thiết kế ở bước 6, bạn lần lượt sao chép phần nội dung tập tin Main chính đã chuẩn bị (ở bước 1) vào hai khung trống này, xem hình 5. [CENTER][B] [CENTER][IMG]https://images.xhtt.vn/Images/Uploaded/Share/2009/10/20091009100918620/hinh5.jpg[/IMG][/CENTER] [/B][/CENTER] [CENTER][B]Hình 5[/B][/CENTER] 9. Nhấp nút công cụ [B]Open data Source[/B] (nút thứ hai từ trái qua) trên thanh [B]Mail Merge[/B] để đưa vào tập tin danh sách EXCEL cơ sở dữ liệu đã chuẩn bị ở bước 1, xem hình 6. [CENTER][B] [CENTER][IMG]https://images.xhtt.vn/Images/Uploaded/Share/2009/10/20091009100918620/hinh6.jpg[/IMG][/CENTER] [/B][/CENTER] [CENTER][B]Hình 6[/B][/CENTER] 10. Khi đưa vào tập tin EXCEL sẽ xuất hiện hộp thoại [B]Select Table[/B] yêu cầu bạn xác định lại lần nữa thật chính xác Sheet chứa cơ sở dữ liệu chính thức, xem hình 7. [CENTER][B] [CENTER][IMG]https://images.xhtt.vn/Images/Uploaded/Share/2009/10/20091009100918620/hinh7.jpg[/IMG][/CENTER] [/B][/CENTER] [CENTER][B]Hình 7[/B][/CENTER] 11.Trở lại giao diện trộn thư của WORD bạn nhấp chọn vào các vị trí cần điền nội dung trên tập tin [B]“giấy báo điểm thi”,[/B] nhấp nút [B]Insert Merge Fields[/B] (nút thứ sáu từ trái qua) trên thanh [B]Mail Merge[/B] lần lượt chèn vào các cột tương ứng cho đúng vị trí, xem hình 8. [CENTER][B] [CENTER][IMG]https://images.xhtt.vn/Images/Uploaded/Share/2009/10/20091009100918620/hinh8.jpg[/IMG][/CENTER] [/B][/CENTER] [CENTER][B]Hình 8[/B][/CENTER] [B] * Hướng dẫn thêm: [/B] o Lần lượt chèn vào các Fields theo đúng thứ tự trên nội dung tập tin Main, tiến hành hai lượt cho mẫu [B]giấy báo điểm[/B] bên trên và phía dưới (không được dùng thao tác Copy xuống dưới vì sẽ gây lỗi trong kết quả trộn), tương tự như vậy bạn sẽ phải tiến hành lần chèn công thức 3- lần 4 nếu như trên khổ giấy A4 thể hiện thêm 3 hay 4 mẫu phiếu báo điểm cùng loại. o Khi chèn vào các công thức trường Fields bạn nên chọn chế độ thể hiện in đậm (Bold) để tạo ra hiệu ứng nổi bật đồng loạt trên các mẫu phiếu báo điểm sau khi trộn. o [B]Lưu ý:[/B] sau mẫu phiếu báo điểm thứ hai (bên dưới) lúc này sẽ có một công thức [B]<<Next Record>>,[/B] bạn di chuyển công thức này lên sau ngay bên dưới của mẫu phiếu báo điểm thứ nhất (nếu bạn trộn ba mẫu phiếu báo điểm trên cùng mặt giấy thì lúc này chỉ có công thức [B]<<Next Record>>[/B] dưới phiếu báo 1, phiếu báo 2, mà không có sau mẫu 3), xem hình 9. [CENTER][B] [CENTER][IMG]https://images.xhtt.vn/Images/Uploaded/Share/2009/10/20091009100918620/hinh9.jpg[/IMG][/CENTER] [/B][/CENTER] [CENTER][B]Hình 9[/B][/CENTER] 12.Nhấp nút công cụ [B]Merge to new document[/B] (nút thứ tư tính từ phải qua) trên thanh công cụ [B]Mail Merge[/B] để xuất kết quả trộn thư sang một tập tin DOC mới. Trong hộp thoại qui ước trộn chọn [B]All[/B] để trộn tất cả cơ sở dữ liệu hay [B]From…to[/B] để trộn trong khoảng cách các record cố định tùy ý, nhấp OK để đồng ý, xem hình 10. [CENTER][B] [CENTER][IMG]https://images.xhtt.vn/Images/Uploaded/Share/2009/10/20091009100918620/hinh10.jpg[/IMG][/CENTER] [/B][/CENTER] [CENTER][B]Hình 10[/B][/CENTER] 13. Kết quả của tập tin trộn thư sẽ theo đúng thiết kế (2 phiếu trên cùng một trang) và thứ tự từ một cho đến hết của các mẫu tin trong danh sách cơ sở dữ liệu Excel, xem hình 11. [CENTER][B] [CENTER][IMG]https://images.xhtt.vn/Images/Uploaded/Share/2009/10/20091009100918620/hinh11.jpg[/IMG][/CENTER] [/B][/CENTER] [CENTER][B]Hình 11[/B][/CENTER] [RIGHT][B]Trần Đại Minh Trí[/B][/RIGHT] [/QUOTE]
Tên
Mã xác nhận
Gửi trả lời
CÔNG NGHỆ
Công Nghệ Thông Tin
Thủ Thuật Tin học
Kỹ thuật trộn thư cao cấp trên MS Word 2003
Top
